Halten Sie Daten und Dokumente sicher, konform und zugänglich.
Das Daten- und Dokumentenmanagement führt sichere Aufbewahrung, KVKK- und DSGVO-Compliance sowie die Zugriffs- und Berechtigungsordnung unter einem Dach zusammen. Wir verwalten Ihre Informationen ohne Verlust, unter Wahrung der Vertraulichkeit und prüfungsfest.
Information ist keine Last, sondern ein Vermögenswert, der zu schützen ist
Wächst ein Unternehmen, so vermehren sich Verträge, personenbezogene Daten und Geschäftsunterlagen rasch. Wird diese Information nicht geordnet verwaltet, weiß niemand mehr, welche Daten wo liegen, die Zugriffskontrolle wird schwächer, und es entstehen ernste Risiken nach dem türkischen Datenschutzgesetz (KVKK, Gesetz Nr. 6698) und nach der DSGVO.
Wir behandeln das Daten- und Dokumentenmanagement, indem wir Technik und Recht zusammenführen. Über Richtlinien legen wir fest, was wo, wie lange und mit wessen Zugriff aufbewahrt wird; wir bauen eine Ordnung auf, die die Vertraulichkeit wahrt, prüfungsfest ist und bei Bedarf schnellen Zugriff erlaubt.
In welchen Situationen greift die Leistung?
Die typischen Anwendungsfälle, in denen unsere Leistung Daten- und Dokumentenmanagement den größten Nutzen bringt.
Sichere Dokumentenaufbewahrung
Verträge und Geschäftsunterlagen berechtigungsgebunden, protokolliert und unter Wahrung der Vertraulichkeit aufbewahren.
KVKK- / DSGVO-Compliance
Eine Ordnung, die bei Verarbeitung, Aufbewahrung und Löschung personenbezogener Daten den Grundsätzen des türkischen Datenschutzgesetzes (KVKK, Nr. 6698) und der DSGVO entspricht.
Zugriffs- & Berechtigungsmanagement
Rollenbasierte Festlegung, wer auf welches Dokument zugreifen darf, samt nachvollziehbarer Protokollierung der Zugriffe.
Wie läuft der Prozess ab?
Der dreistufige Ansatz, dem wir beim Aufbau Ihrer Daten- und Dokumentenordnung folgen.
01 · Inventar & Klassifizierung
Wir erheben, welche Daten wo liegen, und klassifizieren sie nach Schutzbedarf und Aufbewahrungsfrist.
02 · Richtlinien & Aufbau
Wir schreiben die Richtlinien zu Zugriff, Aufbewahrung und Löschung; Berechtigungen und Sicherheitsordnung bauen wir nach diesen Regeln auf.
03 · Überwachung & Compliance
Wir überwachen die Zugriffe, verfolgen die Aufbewahrungsfristen und halten die Ordnung bei Änderungen der Rechtslage aktuell.
Sicherheit und Zugänglichkeit in einer einzigen Ordnung zusammenführen
Gutes Datenmanagement darf weder so verschlossen sein, dass es die Information unerreichbar macht, noch so locker, dass es sie einem Risiko aussetzt. Diese Balance stellen wir her, indem wir rechtliche Compliance, Sicherheit und die tägliche Nutzungspraxis zusammen denken. Die Bewertung nach türkischem Recht — KVKK, Aufbewahrungs- und Löschpflichten, Datenübermittlung ins Ausland — übernimmt Köksal in Istanbul; Fragen des deutschen Rechts, einschließlich des Umgangs mit der zuständigen deutschen Aufsichtsbehörde, bearbeitet unsere Partnerkanzlei activelaw (Hannover).
- Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien auf Grundlage von KVKK (Nr. 6698) und DSGVO
- Rollenbasierter Zugriff und nachvollziehbares Berechtigungsmanagement
- Eine Dokumentenordnung, die Vertraulichkeit und Sicherheit voranstellt
- Eine Protokollstruktur, die auf Prüfungen und auf Anfragen betroffener Personen vorbereitet ist
- Ein mehrsprachiger und konformer Ansatz bei der grenzüberschreitenden Datenübermittlung
Weitere Leistungen aus Legal Tech
Bei Bedarf erweitert dasselbe Team seine Arbeit nahtlos auf unsere weiteren Lösungen in diesem Bereich.
Zugehörige Bereiche & Rechtsvorschriften
Die Schwerpunkte und Rechtsgebiete, die diese Leistung berührt, die zugehörigen Desks und die Rechtsvorschriften, die wir dazu verfolgen.
Unsere Mandate in dieser Leistung
Die anonymisierten Beispiele unserer Arbeit, die diese Leistung betreffen.
Das Team hinter dieser Leistung
Mit unserem mehrsprachigen Team aus Anwältinnen und Anwälten beraten wir Sie zum türkischen Recht, auch auf Deutsch; Fragen des deutschen Rechts bearbeitet unsere in Deutschland zugelassene Partnerkanzlei activelaw.
Zugehörige Publikationen
Aktuelle Einschätzungen und Leitfäden aus dem Knowledge Center.
Ein üblicher Transaktions-Datenraum (data room) ist in der Regel innerhalb weniger Tage arbeitsfähig: Die Ordnerstruktur steht, die Zugriffsrollen sind vergeben, die ersten Dokumente sind eingestellt. Ausschlaggebend ist dabei nicht die technische Einrichtung, sondern der Vorbereitungsstand der Unterlagen und das Tempo, in dem sie zusammengetragen werden; fehlende oder über das Unternehmen verstreute Papiere sind de…
Ja. In den Systemen, die wir einrichten, ist der Zugriff auf Dokumente rollenbasiert, und jeder Aufruf und jeder Download wird mit Nutzerkennung und Zeitstempel protokolliert. Diese Nachvollziehbarkeit ist in zweifacher Hinsicht wertvoll. Zum einen für die Compliance: Das türkische Datenschutzgesetz (KVKK, Nr. 6698) legt der verantwortlichen Stelle (veri sorumlusu) Pflichten zur Rechenschaft und zur Datensicherheit…
Jedes Dokument unbefristet aufzubewahren ist weder erforderlich noch rechtskonform; der tragfähige Weg ist eine Aufbewahrungs- und Löschrichtlinie, die für jede Dokumentenart die gesetzliche Frist festhält. Diese Fristen stammen nicht aus einer einzigen Quelle: Für Handelsbücher und Geschäftsunterlagen sieht das türkische Handelsgesetzbuch (Türk Ticaret Kanunu, Gesetz Nr. 6102) eine zehnjährige Aufbewahrung vor; für…
Die Aufbewahrungsfristen richten sich nach der Art des Dokuments und nach den jeweils einschlägigen Vorschriften; personenbezogene Daten sind dagegen — nach dem türkischen Datenschutzgesetz (KVKK, Nr. 6698) ebenso wie nach der DSGVO — zu vernichten, sobald ihr Zweck entfallen ist. Für jede Dokumentenkategorie legen wir Regeln zur Aufbewahrung und zur Vernichtung fest und richten eine Ordnung ein, die diese Fristen systematisch nachhält.
Bei Datenschutzverletzungen sehen sowohl das türkische Datenschutzgesetz (KVKK, Nr. 6698) als auch die DSGVO eine Meldung an die zuständige Behörde innerhalb bestimmter Fristen und, wo erforderlich, eine Benachrichtigung der betroffenen Personen vor. Entscheidend ist, den Reaktionsplan vorab aufzusetzen; tritt der Fall ein, begleiten wir Sie rechtlich durch die Schritte Feststellung, Eindämmung, Meldung und Dokumentation.
Wir knüpfen den Zugriff nicht an einzelne Personen, sondern an Rollen: Jede Rolle erreicht ausschließlich die Dokumente, die zur Erfüllung ihrer Aufgabe erforderlich sind. Das stärkt einerseits die Vertraulichkeit und erleichtert andererseits die Kontrolle, weil im Fall eines Vorfalls nachvollziehbar bleibt, wer auf welche Unterlagen zugegriffen hat.
Wir beginnen in aller Regel mit einem Verarbeitungsverzeichnis (veri envanteri): Wir arbeiten heraus, welche personenbezogenen Daten zu welchem Zweck, an welchem Ort und für welche Dauer vorgehalten werden. Ohne diese Sichtbarkeit lässt sich Compliance nicht herstellen; das Verzeichnis bildet zugleich die Grundlage für den Aufklärungstext (aydınlatma metni) sowie für die Aufbewahrungs- und Vernichtungsrichtlinie nach dem türkischen Datenschutzgesetz (KVKK, Nr. 6698) und nach der DSGVO.
Möglich ist es, doch die grenzüberschreitende Datenübermittlung unterliegt sowohl nach dem türkischen Datenschutzgesetz (KVKK, Nr. 6698) als auch nach der DSGVO besonderen Regeln. Die Rechtsgrundlage der Übermittlung, die erforderlichen Garantien und die vertragliche Infrastruktur entwerfen wir gemeinsam mit Ihnen; insbesondere die Übermittlungen auf der Achse DACH–Türkei steuern wir so, dass sie in beiden Regelwerken Bestand haben.
Holen Sie sich die richtige rechtliche Unterstützung für das Daten- und Dokumentenmanagement.
Lassen Sie uns gemeinsam die für Ihren Bedarf passende Lösung bestimmen — mit unserer Erfahrung in der Türkei und im DACH-Raum.