Als Teil des Risikomanagements müssen Unternehmen ein Konzept erstellen, das sowohl ihren eigenen Geschäftsbereich als auch ihre unmittelbaren Zulieferer erfasst, damit die Sorgfaltspflichten auch langfristig Bestand haben. Teil dieses Konzepts ist das Regelwerk, in dem die Politiken und Grundsätze dazu festgelegt werden, worin die Verhaltenspflichten bestehen und wie die Sorgfaltspflichten zu erfüllen sind.
Das Gesetz enthält hierzu eine besondere Regelung (§ 6 Abs. 1 und 2 LkSG). Diese Vorschrift verläuft parallel zu Art. 7 der Richtlinie. Der Verhaltenskodex muss neben dem, was zu tun ist, damit ein Risiko gar nicht erst entsteht, auch festlegen, welche Vorkehrungen oder Maßnahmen zu ergreifen sind, wenn sich ein Risiko verwirklicht.
Unternehmen müssen diese Politiken nach einer wesentlichen Änderung unverzüglich sowie spätestens alle 24 Monate überprüfen und erforderlichenfalls aktualisieren (Art. 7 Abs. 3 der Richtlinie).
Stellt ein Unternehmen im Rahmen einer Risikoanalyse ein Risiko nach dem Gesetz oder nach der Richtlinie fest, so muss es angemessene Präventionsmaßnahmen ergreifen.
Das Unternehmen muss eine Grundsatzerklärung zu seiner Menschenrechtsstrategie abgeben. Die Abgabe der Grundsatzerklärung obliegt der Unternehmensleitung. Für die Menschenrechtsstrategie eines Unternehmens muss die Grundsatzerklärung mindestens die folgenden Bestandteile enthalten:
- die Beschreibung der Verfahren, mit denen das Unternehmen seine im Gesetz genannten Pflichten erfüllt (§§ 4 Abs. 1, 5 Abs. 1, 6 Abs. 3 bis 5 sowie 7 bis 10 LkSG),
- die menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken, die auf der Grundlage der Risikoanalyse als vorrangig für das Unternehmen bestimmt worden sind, und
- die auf Grundlage der Risikoanalyse getroffene Festlegung der menschenrechtlichen und umweltbezogenen Erwartungen, die das Unternehmen entlang der Lieferkette an seine Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sowie an seine Zulieferer stellt.
Wie ist die Grundsatzerklärung in der Praxis zu erstellen?
Die Grundsatzerklärung ist keine abstrakte Absichtserklärung, sondern ein konkretes Strategiedokument, das sich aus der Risikoanalyse des Unternehmens speist. Bei der Erstellung treten drei Punkte hervor: dass die Erklärung von der Unternehmensleitung angenommen und unterzeichnet wird; dass die in der Risikoanalyse als vorrangig eingestuften menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken ausdrücklich benannt werden; und dass die von der Belegschaft und von den Zulieferern erwarteten Verhaltensweisen in verständlicher Form beschrieben werden.
Auch die interne und externe Kommunikation der Erklärung gehört zur Pflicht: Das Dokument muss der Belegschaft, den Zulieferern und weiteren betroffenen Parteien über geeignete Kanäle bekannt gemacht werden und auf der Internetseite des Unternehmens erreichbar sein. Verhaltenskodex, Einkaufsbedingungen und Zuliefererverträge sind mit der Erklärung in Einklang zu bringen. Ändert sich die Risikolage, ist die Erklärung zu aktualisieren, und dieser Aktualisierungszyklus ist an die jährliche Risikoanalyse zu koppeln. Wie dieser Prozess aufgebaut wird, beschreibt unsere Leistungsseite zum LkSG/CSDDD-Compliance-Programm; Fragen des türkischen Rechts bearbeitet Köksal in Istanbul, Fragen des deutschen Rechts bearbeitet unsere Partnerkanzlei activelaw (Hannover).
