Die Digitalisierung beginnt mit einer Bestandsaufnahme; statt das gesamte unübersichtliche Archiv auf einmal zu scannen, werden zunächst die vorhandenen Verträge zusammengetragen, nach ihren Typen klassifiziert und ihre kritischen Felder — Vertragspartei, Gegenstand, Laufzeit, Verlängerungsdatum, Entgelt und Kündigungsvoraussetzung — in strukturierte Daten überführt.
Anschließend werden für neue Verträge Standardvorlagen und ein Ablauf aus Erstellung und Freigabe eingerichtet; so bleibt die Ordnung erhalten, während das Archiv weiter wächst, statt erneut verloren zu gehen. Die Reihenfolge richtet sich nach der Rangfolge des Risikos: Verträge mit hohem Entgelt, Verträge, die sich automatisch verlängern, und solche mit hoher Wahrscheinlichkeit einer Streitigkeit werden zuerst bearbeitet. Bei Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten, werden in dieser Phase zugleich die Regeln für Zugriff und Aufbewahrung nach dem türkischen Datenschutzgesetz (KVKK, Gesetz Nr. 6698) festgelegt. Dieses stufenweise Vorgehen schafft einen messbaren Fortschritt, ohne dass der Betrieb dafür angehalten werden müsste.
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