Dijitalleştirmeye envanterle başlanır; dağınık arşivin tamamını bir anda taramak yerine, önce mevcut sözleşmeler toplanır, türlerine göre sınıflandırılır ve kritik alanları (taraf, konu, süre, yenileme tarihi, bedel, fesih koşulu) yapılandırılmış veriye dönüştürülür.
Ardından yeni sözleşmeler için standart şablonlar ile üretim-onay akışı kurulur; böylece arşiv büyürken düzeni de korunur. Sıralama risk önceliğine göre yapılır: yüksek bedelli, otomatik yenilenen veya uyuşmazlık ihtimali yüksek sözleşmeler önce ele alınır. Kişisel veri içeren belgelerde KVKK (6698 sayılı Kanun) kapsamında erişim ve saklama kuralları da bu aşamada tanımlanır. Bu kademeli yaklaşım, işi durdurmadan ölçülebilir bir ilerleme sağlar.
Bu konuyu sizin durumunuza uygulayalım mı?
Somut durumunuzu birkaç cümleyle iletin; doğru ekiple değerlendirelim.