Disziplinarmaßnahmen gehören geordnet in die Personalakte (özlük dosyası) der beschäftigten Person und nicht in verstreute E-Mails oder mündliche Ermahnungen. Das türkische Arbeitsgesetz Nr. 4857 (İş Kanunu) verpflichtet die Arbeitgeberseite, eine Personalakte zu führen; jede Maßnahme ist in zeitlicher Reihenfolge abzulegen, zusammen mit dem Verhalten, auf das sie sich stützt, der schriftlichen Stellungnahme der beschäftigten Person und, soweit vorhanden, dem Protokoll und den Zeugenaussagen. Der Verweis auf die entsprechende Bestimmung der Disziplinarordnung ist wichtig, um Verhältnismäßigkeit und Gleichbehandlung zu belegen.
Weil diese Aufzeichnungen personenbezogene Daten sind, müssen sie nach dem türkischen Datenschutzgesetz (KVKK, Nr. 6698 — Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) zweckgebunden, zugriffsbeschränkt und im Einklang mit den festgelegten Aufbewahrungsfristen geführt werden. Eine gut geführte Akte ist in einer späteren Kündigung aus gültigem Grund oder in einer Wiedereinstellungsklage das zentrale Beweismittel dafür, dass das Verfahren ordnungsgemäß durchlaufen wurde; deshalb zählt die Vollständigkeit ebenso viel wie die Form.
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