Kanunun ve Direktifin belki de en çarpıcı yeri, özen yükümlülüğünün bir parçası olarak bir şikâyet mekanizmasının kurulması ve usulünün oluşturulma yükümlülüğü getirmiş olmasıdır.
Şikâyet prosedürü neyi sağlamalıdır?
Şikâyet prosedürü, kişilerin bir şirketin kendi faaliyet alanındaki veya doğrudan ya da dolaylı bir tedarikçisindeki (Kanun m. 9/1) ekonomik faaliyeti aracılığıyla ortaya çıkan insan haklarına yönelik ve çevresel risklerin yanı sıra insan haklarına yönelik ve çevresel yükümlülüklerin ihlallerinin de ihbar edilebilmesini sağlamalıdır. İhbarın alındığı bilgisi ihbar edene verilmek zorundadır. Prosedürün uygulanması için şirket tarafından görevlendirilen kişiler, mevcut olayı ihbar eden ile müzakere etmelidirler.
Rızaya dayalı bir uzlaşma süreci de sunulabilir.
Harici şikâyet prosedürüne katılım ve aranan kriterler
Şirketler kendi içlerinde bir şikâyet merkezi kurmak yerine, aşağıdaki kriterleri karşılaması koşuluyla bir harici şikâyet prosedürüne de katılabilirler.
- Şirket, şikayet mekanizması çerçevesinde herkesin ulaşabileceği usul kuralları oluşturmalıdır.
- Şirketin prosedürü uygulamakla görevlendirdiği kişilerin tarafsızlığı garanti edilmelidir; bu kişiler özellikle bağımsız olmalı ve şirketin talimatlarıyla bağlı olmamalıdır.
- Bu kişilerin gizlilik yükümlülükleri bulunmalıdır.
- Şirket, açık ve anlaşılır olarak hazırladığı bilgileri uygun şekilde, şikâyet prosedürünün erişilebilirliği, yetki alanı ve yürütülmesi için kamuya açık hale getirmelidir.
- Şikâyet prosedürü, potansiyel katılımcılar tarafından erişilebilir olmalı, kimliğin gizliliği korunmalı ve şikâyet sebebiyle meydana gelebilecek bir ayrımcılığa veya cezaya karşı etkili koruma sağlamalıdır.
Kimler şikâyette bulunabilir?
Direktif, kimlerin şikâyette bulunabileceğini açıkça düzenlemiştir (m. 14/2). Buna göre, sendikaların ve baskı gruplarının önemli rol oynayacakları açıkça görülmektedir. Direktifte düzenlenmiş haliyle şu kişi ve kuruluşların şikâyet hakkını kullanmaları mümkündür:
- Bir olumsuz etkiye maruz kalmış veya maruz kalması muhtemel kabul edilen kişiler;
- Sendikalar ve ilgili değer yaratan zincirdeki şirketlerde çalışan işçileri temsil eden diğer işçi temsilcileri;
- Konusu çevresel olumsuz etki olan şikâyetlerde, ilgili alanlarda faal ve deneyimli sivil toplum kuruluşları (m. 14/2-c); insan hakları kuruluşları ise etkilenen kişilerin meşru temsilcisi sıfatıyla (m. 14/2-a) başvurabilir.
Uygulamada işlerlik: erişilebilirlik, güven ve kayıt düzeni
Şikâyet mekanizmasının uygulamada işlemesi için üç unsur belirleyicidir: erişilebilirlik, güven ve kayıt düzeni. Mekanizma, tedarik zincirindeki çalışanların dilinde ve kolay ulaşılabilir kanallarla (telefon, çevrimiçi form, yerel temas noktası) sunulmalı; ihbarcıya misilleme yapılmayacağı açıkça taahhüt edilmeli ve her başvuru, alındı bildirimi, inceleme adımları ve sonucuyla birlikte kayıt altına alınmalıdır. Hiç başvuru almayan bir mekanizma, çalışıyor sayılmaz; bilinirlik ölçülmeli ve duyuru tekrarlanmalıdır.
Kendi mekanizmanız mı, harici prosedür mü?
Kendi içinde mekanizma kurmak istemeyen şirketler için harici prosedüre katılım, özellikle orta ölçekli tedarikçiler bakımından pratik bir seçenektir; ancak yukarıda sayılan tarafsızlık ve gizlilik şartları burada da aranır. Kurulum ve usul kurallarının yazımında şikâyet mekanizması (whistleblowing) hizmetimizin çerçevesi yol gösterici olabilir; Direktifin iç hukuka aktarılmasıyla birlikte (aktarım 26.07.2028, uygulama 26.07.2029) sendikaların ve — çevresel etkiye ilişkin şikâyetlerde — sivil toplum kuruluşlarının başvuru hakkı da dikkate alınarak kapsam genişletilmelidir.
