Kanundaki özen yükümlülüklerinin yerine getirilmesi şirket içinde sürekli olarak belgelendirilmeli ve belgeler en az yedi yıl saklanmalıdır (m. 10/1). Direktif ise belgelerin en az 5 yıl saklanmasını (m. 5/4) ve yıllık beyanın bilanço tarihinden itibaren en geç 12 ay içinde yayımlanmasını (m. 16/1-b) öngörür; CSRD kapsamında sürdürülebilirlik raporu hazırlayan şirketler bu beyandan muaftır (m. 16/2).
Şirket, geçmiş mali yılda özen yükümlülüklerinin yerine getirilmesine ilişkin yıllık bir rapor hazırlamak ve bu raporu mali yılın bitiminden sonra en geç dört ay içinde şirketin internet sitesinde yedi yıl süreyle ücretsiz olarak kamuya açık hale getirmek zorundadır.
Rapor en azından,
- Şirketin tespit ettiği insan haklarına yönelik ve çevresel risklerin veyahut insan haklarına yönelik veya çevresel bir yükümlülüğün ihlalinin olup olmadığını ve varsa hangileri olduğunu,
- Şirketin özen yükümlülüklerini yerine getirmek için neleri üstlendiğini, ilkesel bildirgenin unsurlarını ve şikâyet prosedürü nedeniyle şirketin aldığı tedbirleri,
- Şirketin tedbirlerin etkilerini ve etkinliğini nasıl değerlendirdiğini,
- Gelecekte alınabilecek tedbirler için yapılan değerlendirmeden çıkarılan sonuçları anlaşılır bir şekilde açıklamalıdır.
Rapor, ilgili olduğu mali yılın bitiminden en geç dört ay sonra şirketin internet sitesinde yayımlanmalıdır (Kanun m. 10/2). Rapora ilişkin BAFA’ya elektronik sunum yükümlülüğü (Kanun m. 12) kanunda korunmakla birlikte, BAFA 7 Kasım 2025 tarihli duyurusuyla §§ 12-13 kapsamındaki incelemeyi tamamen durdurmuş ve sunum portalını kapatmıştır; fiilen sunum yapılamamaktadır.
Yetkili makam, Kanunun öngördüğü içerikte ve şekilde bir rapor mevcut olup olmadığını ve gerekliliklere riayet edilip edilmediğini kontrol eder. Raporun Kanuna uygun olarak düzenlenmemiş olduğu tespit edilirse, yetkili makam şirketten makul bir süre içinde raporu iyileştirmesini talep edebilir. Ancak bu inceleme fiilen yapılmamaktadır: BAFA, §§ 12-13 kapsamındaki denetimi 7 Kasım 2025 tarihli duyurusuyla durdurmuştur; yükümlülük hukuken devam etmektedir.
Belgelendirme ve raporlamada pratik öneriler
Belgelendirme; her özen yükümlülüğü adımı için neyin incelendiğini, neyin bulunduğunu ve neye karar verildiğini gösterebilecek şekilde kurgulanmalıdır. Uygulamada bu; risk analizlerini, ilkesel bildirgeyi, önleyici ve iyileştirici tedbirleri, alınan şikâyetleri ve eğitim kayıtlarını kapsayan, yasal yedi yıllık süre boyunca saklanan ve sonradan değiştirilmeye karşı korunan merkezi bir dosyalama yapısı anlamına gelir.
Yıllık rapor için sorumluluklar ve takvim, dört aylık sürenin dolmasından çok önce belirlenmelidir: veriyi kim toplayacak, taslağı kim yazacak, onayı kim verecek. Rapor; yasal asgari içeriği — tespit edilen riskler ve ihlaller, şikâyet prosedürü nedeniyle alınanlar dâhil tedbirler, etkinlik değerlendirmesi ve geleceğe yönelik sonuçlar — denetleyici makamın doğrulayabileceği bir dille izlemelidir. Bu çalışmayı diğer sürdürülebilirlik açıklamalarıyla birlikte yürütmek isteyen şirketler, iki iş akışını LkSG/CSDDD uyum programı çatısı altında toplayabilir.
