Her belgeyi süresiz saklamak ne gerekli ne de uyumludur; doğru yöntem, belge tiplerine göre yasal saklama sürelerini içeren bir saklama-imha politikası hazırlamaktır. Süreler tek bir kaynaktan gelmez: ticari defter ve belgeler için 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu on yıllık saklama öngörür; vergisel belgeler için Vergi Usul Kanunu, kişisel veriler için ise KVKK (6698 sayılı Kanun) “ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amacının gerektirdiği süre” ölçütünü esas alır.
Politikada; hangi belgenin ne kadar tutulacağı, sürenin sonunda nasıl imha veya anonim hâle getirileceği ve dava ile denetim gibi istisnai hâllerde saklamanın nasıl uzatılacağı netleştirilir. Bu düzen, hem KVKK uyumunun hem de arşiv maliyet kontrolünün temelini oluşturur.
Bu konuyu sizin durumunuza uygulayalım mı?
Somut durumunuzu birkaç cümleyle iletin; doğru ekiple değerlendirelim.