2. Şirket İçi Yetki Alanlarının Belirlenmesi

Şirket içi yetki alanlarının belirlenmesi, risk yönetiminin bir parçasıdır. Risk yönetiminin sorumlusunun atanması ve risk analizlerinin bu sorumlu kişi tarafından yönetiliyor olması kadar, sorumlu kişinin riskler konusunda şirket içerisinde kimlere bilgi vermesinin gerektiğinin bilinmesi de önemlidir.

Şirketlerin complience bölümlerinin bu anlamda genişletilmesi ve tedarik zinciri özen sorumluluğunu yönetecek olan kişilerin de denetlenme mekanizmalarının içine yerleştirilmesi, hem Kanuna hem de Direktife uyum bakımından gereklidir. Risk analizi sonuçlarının yönetim kurulu veya satın alma departmanı gibi karar verme konusunda yetkili olan kimselere şirket içinde iletilmesini sağlamak da bir yükümlülüktür. Bu yükümlülüğü yerine getirecek kişi, şirket içi yetki alanları belirlenirken tespit edilmelidir.

Direktif m. 16 hükmünde Direktifin kapsamı içerisine giren Birlik dışı üçüncü ülke şirketlerinin özen yükümlülüğünün yerine getirilmesi bakımından bir temsilci atamaları şart olarak düzenlenmiştir. Temsilcilerin ilgili üye ülke tarafından bir sicilde tutulması gerekmektedir. Geçerli bir temsilci atanmasının şartları şunlardır:

1. Temsilci gerçek veya tüzel kişi olabilir.
2. Temsilcinin merkezi veya ikametgahı üye ülkelerden birinde olmalıdır.
3. Temsilci, atamayı kabul etmiş olmalıdır.
4. Temsilcinin adı soyadı, adresi, mail adresi, telefon numarası kayıtlı olmalıdır.

Elde edilmesi şart olan cironun büyük kısmının elde edildiği ülkeye bu temsilcinin bildirilmesi şarttır. Bildirimin, bildirimi isteyen üye ülkenin dilinde yapılması gerekmektedir. O halde Türkiye’den kapsama dahil olacak şirketlerin, bu Direktif anlamında en çok ciro yaptıkları ülkenin resmi makamına, şirketin Direktifin m. 2/2 kapsamında bir şirket olduğu bildiriminin yapılmış olması gerekecektir (Direktif m. 16/3). 

Yetkilendirmede ayrıca, temsilcinin denetim idaresi ile ilişkilerde tebligat veya tüm bildirimleri teslim almasına ve Direktiften kaynaklanan yükümlülüklere uyulmasını ve yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamaya yetkili olduğu açıkça belirtilmelidir. Şirketler temsilcilerini, denetim resmi dairesi ile birlikte çalışmayı sağlayacak her türlü yetkiyle donatmış olmalıdırlar.