8. Belgelendirme ve Raporlama

Kanun ve Direktifteki özen yükümlülüklerinin yerine getirilmesi, şirket içinde sürekli olarak belgelendirilmelidir. Belgeler, düzenlendiği tarihten itibaren en az yedi yıl süreyle saklanmalıdır.

Şirket, geçmiş mali yılda özen yükümlülüklerinin yerine getirilmesine ilişkin yıllık bir rapor hazırlamak ve bu raporu mali yılın bitiminden sonra en geç dört ay içinde şirketin internet sitesinde yedi yıl süreyle ücretsiz olarak kamuya açık hale getirmek zorundadır.

Rapor en azından,

1. Şirketin tespit ettiği insan haklarına yönelik ve çevresel risklerin veyahut insan haklarına yönelik veya çevresel bir yükümlülüğün ihlalinin olup olmadığını ve varsa hangileri olduğunu,
2. Şirketin özen yükümlülüklerini yerine getirmek için neleri üstlendiğini, ilkesel bildirgenin unsurlarını ve şikâyet prosedürü nedeniyle şirketin aldığı tedbirleri,
3. Şirketin tedbirlerin etkilerini ve etkinliğini nasıl değerlendirdiğini,
4. Gelecekte alınabilecek tedbirler için yapılan değerlendirmeden çıkarılan sonuçları anlaşılır bir şekilde açıklamalıdır.

   Rapor, ilgili olduğu mali yılın bitiminden en geç dört ay sonra sunulmalıdır.

Yetkili makam, Kanunun öngördüğü içerikte ve şekilde bir rapor mevcut olup olmadığını ve gerekliliklere riayet edilip edilmediğini kontrol eder. Raporun Kanuna uygun olarak düzenlenmemiş olduğu tespit edilirse, yetkili makam şirketten makul bir süre içinde raporu iyileştirmesini talep edebilir.