Yönetici Asistan / Sekreter

KAO-admin

  • Full Time
  • Istanbul

Website avmehmetkoksal Köksal Avukatlık Ortaklığı

Istanbulun önde gelen Hukuk Bürosu

İş Tanımı

  • Telefonları ve e-maillere yanıtlamak,
  • Ofise gelenleri karşılamak ve toplantı sahibi personelin talimatı doğrultusunda toplantının gerçekleşeceği odaya yönlendirmek,
  • Yönetici Ortak(lar)ın randevu veya toplantı tarih, saat ve yerlerini gerek ajandalarında gerekse de Outlook sisteminde bulunan takvimde kaydetmek,
  • Avukatların şehir dışı toplantı veya duruşmaları için uçak bileti ve gerekli olması halinde otel rezervasyonu yapmak (bizzat veya çalışılan acente aracılığı ile),
  • Yukarıdaki şekilde kaydedilen randevular için Yönetici Asistanı Outlook sisteminin kendisine hatırlatması için (i) şehir içindeki randevular için 2 gün, (ii) şehir dışındaki randevular için 4 gün ve (iii) yurt dışındaki randevular için bu yurt dışı randevusu Avrupa’da ise 1 hafta deniz aşırı bir ülkede ise (ABD, Çin, vb.) 15 gün öncesine hatırlatma alarmı kurmak,
  • Yukarıdaki şekilde kendisine hatırlatılan randevuyu aynı tarihte Yönetici Ortak(lar)a e-mail VE telefon ile hatırlatmak,
  • Şehir veya yurt dışındaki randevular için uçak ve otel rezervasyonu yapılıp yapılmadığını kontrol etmek; yapılmamışsa gerekli rezervasyon/satın alma işlemlerini birlikte çalışılan acente aracılığı ile tamamlamak; (otel konusunda Yönetici Ortak(lar)ın görüşü mutlaka sorulmalıdır),
  • Yönetici Ortak(lar)ın katılacağı seminer/konferans türü toplantıların katılım formlarını doldurmak ve gerekli kayıt işleminin tamamlanarak kayıt teyidinin Yönetici Ortak(lar)a e-mail ile geçmek,
  • Yönetici Ortak(lar)ın katılacağı seminer/konferans/yemek daveti/kokteyl ve benzeri davetler için, bu davetleri organize eden kişi/kurumdan bu davetler için bir “dress code” (kıyafet zorunluluğu) olup olmadığı mutlaka sormak ve toplantıya katılacak olan Yönetici Ortak(ları) bu konuda mutlaka “önceden” bilgilendirmek,
  • Köksal Avukatlık Ortaklığı olarak üyelik başvurusu yapılacak olan dernek, network ve benzeri kuruluşların üyelik formlarını eksiksiz doldurmak, Yönetici Ortak(lar) tarafından doldurulması gerekli özel bilgiler var ise bunlar da Yönetici Ortak(lar)a tamamlattırmak ve başvuru işlemlerini sonlandırmak,
  • Yönetici Ortak(lar)ın seyahatleri ile ilgili olarak gerekli uçak bileti ve otel opsiyonlarını araştırmak (bizzat veya çalışılan acente aracılığı ile) ve Yönetici Ortak(lar)a bu opsiyonları sunmak ve Yönetici Ortak(lar)ın seçtiği opsiyon çerçevesinde rezervasyon işlemi tamamlamak ve rezervasyon teyitlerini Yönetici Ortak(lar)a e-mail ile bildirmek,
  • Yönetici Ortak(lar) ofiste bulunmadığı veya ofiste bulunup da müsait olmadığı durumlarda stajyer avukatlar, avukatlar, kıdemli avukatlar ve muhasebe çalışanları ile Yönetici Ortak(lar) arasında iletişim kurulmasını sağlamak,   
  • Şoförler ve mutfak görevlilerinin idari soru ve sorunlarını dinlemek ve Yönetici Ortak(lar)ın müdahalesini gerektiren durumlar haricindeki hususlara çözüm bulmak; 
  • Adres – telefon değişikliği, personel değişikliği gibi durumlarda web-sitesindeki güncellemelerin derhal yapılmasını temin etmek,
  • Adres – telefon değişikliği, personel değişikliği gibi durumlarda ana sunucuda bulunan ofis profili sunumlarında gerekli güncellemelerin derhal yapılmasını temin etmek,
  • Ofis tanıtım dokümanlarının arşivlenmesinde ve tutulmasında uyulması gereken kurallara uyulup uyulmadığını takip etmek ve bu kurallara uyulmasını sağlamak,
  • Posta ve faks giriş ve çıkışlarının mevcut ofis düzenimiz çerçevesinde gelen/giden evrak kaydını tutmak,
  • Dosya ve arşiv odasının düzeninden sorumlu olmak, düzenli olarak arşive kalkması gerekli dosyaların kontrolünü gerçekleştirmek,
  • Dosyaların dönüş tarihlerini mevcut düzenimiz çerçevesinde kayıt etmek, duruşma sonrası kendisine verilen dosya üzerinde dönüş tarihi bulunmazsa bu hususu ilgili avukata hatırlatmak ve dönüş tarihi almak,
  • Dosyaları dönüş tarihlerinin mesai saatinin başlangıcında ilgili avukata teslim etmek,
  • Duruşma günlerini ilgili avukata (i) şehir içindeki duruşmalar için 24 saat öncesinden; (ii) şehir dışındaki duruşmalarda 48 saat öncesinden e-mail aracılığı ile hatırlatmak (stajyer avukatlarda telefon cihazı bulunmadığı ve genellikle ofis dışında bulundukları için onların katılacağı duruşmalar kendilerine telefon ile hatırlatılmalıdır),
  • Dosya açılışlarını yapmak ve dosya listesini sürekli güncel tutmak,
  • Kütüphane ve dosya dolabı düzeni (ofisten çıkmadan evvel stajyerlerin ve avukatların masalarının kontrolü ve masa üzerinde bırakılan kitap ve dosyaların yerlerine yerleştirilmesi)

Aranan Nitelikler

  • Üniversite veya yüksek okul mezunu ve hukuk bürosu tecrübesi olan,
  • Çok iyi seviyede Almanca ve İngilizce bilen, yazılı ve sözlü olarak kullanabilen,
  • Dış görünüşüne özen gösteren, profesyonelce ve kurumsal, güler yüzlü ve pozitif enerjili olan,
  • Diksiyonu düzgün, yazılı ve sözlü iletişimi kuvvetli,
  • Temel bilgisayar programlarını rahatça kullanabilen, (word, excel, outlook vb),
  • Planlama ve organizasyon yeteneği gelişmiş, koordinasyon ve takip becerisi yüksek,
  • Ekip çalışmasına uyum sağlayabilecek.

Başvuru için kişisel bilgilerinizi gönderin kyilmaz@koksal.av.tr